檔案管理制度

淮北市人力資源服務有限責任公司

檔案管理制度

一、目的

為規范檔案管理，保證歸檔文件的完整性、準確性，發揮檔案材料的作用，特制定本管理制度。

二、范圍

本制度適用于公司文件登記、整理、保管、借閱等各個環節的管理工作。

三、職責

3.1 行政人事部為檔案管理的歸口部門，負責檔案資料的日常管理工作。

3.2 各部門負責收集文件資料，按制度時間及時歸檔。

四、內容

1、 納入檔案管理的范圍

1.1 公司《營業執照》、《勞務外包許可證》、《人力資源服務許可證》、《銀行開戶許可證》、《機構信用代碼證》等證照。

1.2 公司公司章程、公司章程修正案、股東會議決議、公司管理制度、公司年度總結、審計報告、會議紀要、通知等。

1.3 各類登記表、審批表、備案表、公司有關證照資質年審上報材料等。

1.4 公司員工、勞務外包員工、崗位外包員工等人事檔案等。

1.5 各類經濟合同、協議書、意向書、約定書和各種對外文件范本等。

1.6 各類登記臺賬、交接單、簽收單等；

1.7 財務原始憑證等

1.8 其他重要資料等。

2、文件檔案的管理

2.1 公司制度、通知等進行編號，經傳閱后進行歸檔保存，以備隨時查閱。

2.2 業務項目完成后一周內，負責人或其指定的專人按歸檔要求，將本項目文件檔案形成完整的文件盒歸檔。

3、文件檔案保管方式

3.1 公司紙制文件保管要求按類別裝盒，按照文件內容列出明細表。如果一個文件盒容納不下，可形成多個文件盒。文件夾的外面貼好標識，注明項目名稱、編號。編號為 2020—01 XX 公司，前面為年月，后面為外包公司名稱。

3.2 文件盒在文件柜中劃定固定位置，按編號的順序排列歸檔管理。

3.3 檔案日常按分類歸各部門具體負責管理，定期歸檔交由行政人事部管理。

4、文件資料的借閱

4.1 文件柜由行政人事部保管，查閱文件后要按原來順序重新歸位。如需查閱文件或復制資料，須經行政人事部登記。

4.2 公司員工外出需要攜帶文件原件，由本人經行政人事部登記后方可借出，文件完整歸還后備注返回日期。

4.3 借閱文件用完后要及時歸還，一般不得超過一周。如果去外地公出攜帶文件原件，歸還日期可根據出差日期而定，公出結束上班后 3 日內歸還。保管人員有權催促借閱者及時歸還文件。

5、文件資料的保管期限

公司文件保管期為永久、長期和短期三種，長期為 5-10 年，短期為 5 年以下。證件類等為永久；剩余視具體情況而定。

6、其他

6.1 正在辦理過程中的各類業務沒有結論性意見，或未完成審批過程形成的材料（如只參加工傷保險的勞動合同、正在辦理工傷申報、傷殘等級鑒定、各項待遇審批表、尚未處理的勞動爭議材料等）由業務部門管理。

6.2 業務經辦過程中經常使用的《工資手冊》、《失業保險手冊》、《各類銀行業務回單卡、查詢卡、收款卡》、《發票認購簿》、《發票》等由業務部門負責管理。

6.3 建立原始憑證移交簽收制度，對于不符合要求的原始憑證行政人事部有權拒絕接收，待符合要求后辦理移交手續。

6.4 已經入檔的原始憑證原則上不得帶出檔案室，對于辦理業務使用頻率較高，經常需要提供有關原始憑證復印件的各業務部門要做好留存復印件的準備。

6.5 公司所有文件每年年底進行一次清理工作，要求全體員工參加，包括個人保管的文字資料都要進行清查，該歸檔的辦理歸檔手續，該銷毀的統一處理。清查的重點是無效文件，避免其給工作造成不必要的錯誤。

6.6 公司所有文件每年年底進行一次清理工作，要求全體員工參加，包括個人保管的文字資料都要進行清查，該歸檔的辦理歸檔手續，該銷毀的統一處理。清查的重點是無效文件，避免其給工作造成不必要的錯誤。

7、處罰

公司各部門若未及時歸檔上交的，經行政人事部催交仍無理由拖延不交的，處以50 元/次罰款；凡借閱未及時歸還的，經行政人事部催交仍無理由拖延不還的，處以50 元/次罰款；凡借閱遺失或泄露商業機密者，視情況嚴重程度追究其相關責任。